領収書をため込んでしまう人へ
- Bounce+
- Jan 9
- 5 min read
ー 領収書管理も、年末の締め作業も、自作アプリでラクにする話 ー
毎年、年末年始になるとやってきますね、会計の締め作業。
「今年こそ計画的にやろう」と思っていても、気づけば領収書やレシートが溜まり、結局まとまった時間を確保して一気に処理しなければならない……年末年始の億劫な作業……そんな方も多いのではないでしょうか。
経費記帳は自作アプリでやっていた、はずだった
Bounce+代表の私は、いくつか営んでいる個人事業の経費の記帳を 自作のアプリ（AppSheetで作成） で行い、入力したデータがそのまま スプレッドシートに表として溜まっていく仕組みを使います。会計の締め作業がラクになるのを狙って。
なんでもツール化した方がラクなので、こうやって毎年必ず繰り返すような作業は、自作アプリでオペレーションを少なくしたり、自動化したりします。領収書の管理や、会計のまとめ作業に時間を多く取られるのはもったいない、と思っています。
そして、何より「あぁ、ちょっとめんどくさいな」という気持ちが芽生えるのが苦手なので、こういうシチュエーションは避けようとします。
そんな私ですが、蓋を開けてみると、2025年分のまとめ作業に、結局 数時間 かかってしまいました。
反省して、アプリを補強しました
そこで、今回の反省点を活かして自作アプリを補強しました。今回のバージョンなら、締め作業は１時間以内に優におさまる、という確信が得られましたので、ここにコラムとして紹介させていただこうかと思います。
このアプリ、Appsheet初心者の方でも、すぐに作成可能ですので、ご興味があればトライしてみてくださいね。もしサポートが必要だと感じられたら、Bounce+にご相談ください。
このアプリの特徴は、
スマホで操作できる
思い立った瞬間（隙間時間にも）に記帳できる
レシートはスマホで写真をとってバックアップ保存
pdf領収書も、クラウド保存
スマホで記帳した内容が、表として整理される
表にまとまっているので、締め作業はすぐに終わる（はず）
操作しているところを動画にしましたので、ぜひご覧ください
スマホアプリで「すぐ記帳」
レシート
領収書
PDFで届く請求書
こうしたものは、もらったその場ですぐ記帳する のが一番です。
だから スマホで使える アプリはとても便利。
もらったその場、移動の電車の中、待ち合わせのほんの少しの待ち時間、など、ちょっとした時間を利用して記帳してしまいます。
紙の領収書は「写真を撮るだけ」
紙で受け取ったレシートや領収書は、
スマホで写真を撮る
金額や店名など最低限を入力
品目を選ぶと勘定科目が自動で記帳される
こんな仕組みになっています。
経費で購入するもの、って案外決まっていますよね。
でも、記帳するたびになぜか勘定科目に確信が持てない、ということが多かったので、勘定科目と品目を対応させる表を作成して、
「品目を選ぶ」→「勘定科目が自動で記帳される」という仕組みにしました。
これで、勘定科目を調べる時間が削減されます。１分だったとしても、６０回繰り返すと１時間です。
こういうちょっとした手間は、積極的になくしていくのをお勧めします。
領収書原本は、月ごとにまとめてファイリングすればOKです。Bounce+の場合は、仕切りのあるファイルに投げ入れるだけ、です。
スマホの写真データが領収書情報に紐づいているので、細かな番号分けや仕分けは必要ありません。
※もちろん、原本の保管は必須です。そこは忘れずに。
電子ファイルも「同じ場所」にまとめる
PDFなどの電子ファイルは、だいたいメールで届きますよね。
それらはクラウドに保存し、アプリ側で読み込むと、領収書情報とファイルそのものが 紐づけられて保管されます。
フォルダを何層にも作って、名前をつけて、、、という作業はもういらないです。「この金額、どの請求書だっけ？」と探し回ることもなくなります。
隙間時間で全部終わる、という感覚
これで ちょっとした隙間時間で、すべて記帳できるようになります。
紙の領収書は、オフィスに戻ったときに
ファイルに投げ入れるだけ。
「あとでやろう」が、なくなります。
溜まらない＝負担にならない
すぐ記帳できる仕組みを作っておくと、
作業が溜まらない
まとまった時間を確保する必要がない
「やらなきゃ…」という心理的負担が減る
という効果があります。面倒な作業ほど、“すぐ終わる状態”にしておく ことが大事だと実感しています。
年末は「ちょっと整えるだけ」
スマホアプリで記帳した内容は Googleクラウド上に表として整理されて保管されます。
年末にやる作業は、「必要な形に整える」作業。
それだけです。
勘定科目もすでに表に記入されていますので、青色申告に必要なドキュメントも、どんなに多く見積もっても1時間以内に用意できると思います。
面倒なことは、自動化して軽くする
面倒なもの、繰り返すものは、こうして 仕組みで自動化してしまうのがお勧めです。
そうすることで、心の負担も、体の負担も、確実に軽くなります。
もし今、
「毎年、年末の会計がめんどくさく感じている」
「領収書管理が後回しになっている」
という状態であれば、仕組みを見直すタイミングかもしれません。
「面倒だなぁ」「あぁ、またか」
というのは仕組みを見直す合図です。
本コラムが皆様のお役に立てれば、幸いです。
>> 自作アプリは「棚卸し・在庫管理」もラクにしてくれます。
もしご興味がございましたら、こちらのブログも併せてお読みください。
Comments